SAP-Modernisierung: Vergabeprozess für Messebetreiber
Komplexe IT-Modernisierung, anspruchsvoller Vergabeprozess
Ein großer Messebetreiber plante die umfassende Modernisierung und Digitalisierung seiner gesamten IT-Landschaft. Im Kern stand die Migration von SAP R/3 auf SAP S/4HANA, verbunden mit der Konsolidierung einer über Jahre gewachsenen Systemlandschaft aus ERP, Branchensoftware, Ticketing, CMS und zahlreichen Speziallösungen.
Für dieses Vorhaben musste ein Rahmenvertrag ausgeschrieben werden — aufgeteilt in zwei Lose (Projektmanagement und Implementierung), mit einer Laufzeit von bis zu vier Jahren.
Was wir gemacht haben
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Prozessberatung und -management
Beratung und Steuerung des gesamten Vergabeprozesses vom Start bis zum Vertragsabschluss.
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Leistungsbeschreibung
Strukturierung und Formulierung der kompletten Leistungsbeschreibung — von der Kontextbeschreibung über Anforderungen bis zu Bewertungskriterien.
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Losaufteilung und Bewertungskriterien
Beratung zur Aufteilung in Projektmanagement und Implementierung. Entwicklung qualitativer Bewertungsunterlagen, Fallstudien und Preis-Mengen-Matrix.
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Bietermanagement und Qualitätssicherung
Bearbeitung von Bieterfragen, Begleitung der Angebotsrunden. Sprachliche Überarbeitung, Konsistenzprüfung und KI-gestützte Prozessunterstützung.
Erfolgreicher Vertragsabschluss
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Erfolgreicher Abschluss des gesamten Vergabeprozesses bis zum Vertragsabschluss
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Vollständige, professionelle Ausschreibungsunterlagen für ein mehrjähriges SAP-Großprojekt
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Klare Struktur ermöglichte qualitativ hochwertige Angebote der Bieter
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Effiziente Steuerung trotz zahlreicher Stakeholder und komplexer Anforderungen